1. Inleiding

BoekhoudLAB (hierna: "wij", "ons" of "onze"), gevestigd te Nederland en ingeschreven bij de KvK onder nummer 24334541, hecht grote waarde aan een veilige omgang met bedrijfs- en persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen en hoe wij zorgen voor de bescherming hiervan, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Data Minimalisatie & Onze Werkwijze

Gezien de aard van onze dienstverlening (het automatiseren van administratieve processen) komen wij in aanraking met financiële bedrijfsinformatie. Onze stelregel inzake privacy en beveiliging (conform AVG Art. 5 inzake dataminimalisatie) is als volgt:

• Geen lokale opslag: Wij kopiëren of slaan geen structurele financiële data (zoals facturen of banktransacties) van uw bedrijf op onze eigen servers op. Data vloeit altijd direct van uw bron (bijv. e-Boekhouden.nl) naar uw eigen doelomgeving (bijv. uw eigen Google Workspace of Data Studio).
• Veilige API's: Wij werken bij de inrichting uitsluitend via (read-only) API-sleutels, zodat wij nooit over uw persoonlijke wachtwoorden hoeven te beschikken.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor het uitvoeren van onze reguliere bedrijfsvoering verwerken wij de volgende persoonsgegevens van contactpersonen en relaties (B2B):

• Voor- en achternaam
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer (bij contact via WhatsApp of telefoon)
• Bedrijfsnaam en functie
• Gegevens die u zelf actief verstrekt (bijv. in een bericht via ons contact- of auditformulier)

4. Met welk doel en op welke grondslag?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende in de AVG vastgelegde grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG): Om onze diensten (zoals de Gratis Audit of een implementatietraject) aan u te kunnen leveren en af te handelen.
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG): Om vragen te beantwoorden, contact met u te onderhouden (via e-mail of WhatsApp) en onze dienstverlening te optimaliseren.
• Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG): Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het bewaren van facturen voor de Belastingdienst.

5. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Aanvragen via onze formulieren die niet leiden tot een zakelijke overeenkomst, worden uiterlijk na 12 maanden verwijderd. Financiële documenten (zoals facturen) bewaren wij 7 jaar om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw gegevens nimmer aan derden en verstrekken deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (zogeheten verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Dit omvat onder meer:

• FormSubmit: Voor het veilig routeren van data uit onze websiteformulieren.
• Google Workspace: Voor onze veilige interne zakelijke e-mail- en documentopslag.
• BearBlog: Voor het hosten van de website (zonder privacy-schendende tracking cookies).

7. AI Modellen en Bedrijfsdata

Indien wij Google Gemini AI of vergelijkbare diensten integreren in uw bedrijfsomgeving, richten wij dit uitsluitend in via zakelijke (Enterprise/API) verbindingen. Wij garanderen hierbij dat uw vertrouwelijke (financiële) data door deze tech-partijen niet wordt gebruikt voor het trainen van hun publieke AI-modellen.

8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen (Art. 15-21 AVG). Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door BoekhoudLAB.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@valuefinancial.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren. Wij reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek.

9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

BoekhoudLAB neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan. De website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens (bijv. via het formulier) niet in verkeerde handen vallen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@valuefinancial.nl.